Comment organiser un évènement virtuel?

Les événements virtuels deviennent une bouée de sauvetage pour le secteur. Loin d’être une mode passagère, ils offrent plusieurs avantages et opportunités qui assureront leur longévité. 

D’une part, les économies réalisées sur les frais de location de salles, les employés et les indemnités permettent aux professionnels d’être plus ambitieux lors de la planification d’un événement en ligne. De plus,puisqu’ils pourront consacrer plus de temps à la génération de contenu et à l’engagement des participants. 

En outre, la virtualisation de l’événement permet d’augmenter le nombre de participants à volonté, tout en souhaitant recruter des orateurs plus recherchés, dont la disponibilité est beaucoup plus facile à organiser par vidéoconférence que lors d’un événement en face à face.

Mais comment se déroule un événement virtuel?

Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils sur la manière d’orienter votre événement en ligne.

Concentrez-vous sur votre stratégie. Tout comme pour les événements en face à face, nous devons identifier les objectifs que nous souhaitons atteindre en fonction du type d’événement que nous avons l’intention de réaliser.

L’un des principaux aspects d’une foire virtuelle sera de favoriser la génération de leads et d’offrir de la visibilité aux sponsors ; dans une convention virtuelle, nous nous intéresserons au renforcement de l’image de marque et à la constitution d’équipes ; et dans un atelier en ligne, nous devrons peut-être personnaliser l’inscription et l’ordre du jour et délivrer des certificats de présence. Chaque forme de matériel nécessitera son propre ensemble d’outils.

Utilisez un espace en ligne attrayant et sécurisé

Il ne fait aucun doute qu’avec un événement corporatif virtuel, l’événement se déroule dans un espace web en ligne. Si un webinaire d’une ou deux heures peut être organisé efficacement dans un simple espace web, d’autres événements plus complexes nécessiteront une plateforme plus spécialisée qui réponde à leurs qualités uniques. 

Si notre événement nécessite des sessions parallèles, des exposants, du contenu supplémentaire ou une certaine interactivité, nous devrons peut-être nous tourner vers un fournisseur spécialisé dans ce type de développement. De même, un nombre croissant d’organisateurs d’événements demandent un espace sécurisé avec un accès par login et des garanties de confidentialité renforcées.

Capter l’attention du public

Le public est plus susceptible de se désintéresser d’un événement virtuel. Les participants peuvent regarder la diffusion depuis chez eux et seront bombardés de distractions, si bien que maintenir leur intérêt pour ce qui se passe sur leur écran sera sans aucun doute notre plus grand défi. Un événement virtuel solide sera construit sur les piliers d’un programme décent, d’un matériel attrayant et d’orateurs qui savent interagir à travers la webcam.

Encouragez la participation et la mise en réseau

L’unidirectionnalité est l’un des problèmes auxquels un événement en ligne peut être confronté. Dans la plupart des cas, la participation est non seulement possible mais aussi vitale, et un nombre croissant de ressources rendent cela possible. 

En fonction de l’événement, il peut être judicieux de rationaliser les sessions avec des questions, un chat et un vote, de permettre des réunions par vidéoconférence, de créer des lieux de rencontre virtuels, des jeux, des tombolas, etc. La seule limite est votre imagination, pas la technologie!

Collectez et analysez les données métriques

Dans les événements en face à face, de nombreuses données sont insaisissables. Combien de réunions ont eu lieu? Quels ont été les commentaires des participants? À quel moment ont-ils quitté une session? En ce sens, les événements virtuels sont l’occasion de mesurer n’importe quel aspect, puisque tout se trouve derrière un facteur technologique qui permet cette analyse. 

De même, il est essentiel de savoir comment traiter et interpréter toutes ces informations, afin qu’elles soient utiles pour l’organisation de futurs événements virtuels.