Numérisation de documents en 4 étapes
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Si vous avez déjà regardé votre bureau et pensé que ce serait bien de vous débarrasser de toute cette paperasse, sachez qu’il est possible (et facile!) de le faire. Mieux encore, vous avez déjà ce dont vous avez besoin pour commencer : un photocopieur ou une imprimante.
La fonctionnalité de numérisation de votre photocopieur (ou de votre imprimante) peut être utilisée pour convertir des documents papier au format numérique, puis utiliser un logiciel pour les retrouver facilement. En effet, une fois vos documents numérisés, vous pouvez les enregistrer dans un système de gestion de documents. Vous pourrez enfin profiter d’un bureau désencombré et dire adieu à votre classeur inesthétique. Prêt à commencer ? Voici comment réaliser la numérisation de documents en 4 étapes.
Numérisation de documents : Étape 1
Soulevez le capot supérieur et placez le document sur la vitre. Ensuite, fermez le capot supérieur. N’oubliez pas de placer le papier qui contient les informations ou l’image que vous voulez numériser, face vers le bas, c’est-à-dire que le côté vierge du papier doit être tourné vers le haut.
Numérisation de documents : Étape 2
Recherchez le bouton « Scanner » ou « Démarrer la numérisation » sur le scanner. Ensuite, appuyez sur le bouton pour commencer à numériser votre document.
Numérisation de documents : Étape 3
À partir de votre ordinateur, cliquez sur Démarrer – Tous les programmes. Sélectionnez le nom du scanner et le type de scanner. Sélectionnez ensuite Numériser. Une boîte de dialogue s’ouvre et vous demande ce que vous souhaitez faire. Sélectionnez l’option appropriée dans la liste donnée.
Numérisation de documents : Étape 4
Ensuite, enregistrez votre document numérisé en tant que fichier. Après avoir numérisé votre document, une boîte de dialogue Enregistrer s’ouvre. Sélectionnez un emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez enregistrer le document. Saisissez un nom de fichier approprié pour le document numérisé. Sélectionnez un type de fichier approprié dans la liste donnée, généralement PDF ou JPEG. Cliquez sur Enregistrer.
Quels sont les avantages de numériser ses documents ?
Il y a de nombreux avantages à numériser ses documents, que ce soit pour une utilisation personnelle ou professionnelle. En voici quelques-uns :
– Les documents numériques peuvent être trouvés rapidement et facilement avec une simple recherche par mot-clé. Les jours où vous passiez des heures à chercher manuellement dans des documents papier appartiendront au passé.
– Réduit l’encombrement et aide à devenir plus organisé.
– Amélioration de la productivité.
– Utilisation plus efficace de l’espace de bureau.
– Les documents importants sont facilement accessibles et partagés à partir de plusieurs emplacements, même à domicile.
– Stockage et intégration de documents sécurisés.
– Élimine le risque de perdre des informations importantes en cas d’endommagement ou de perte de documents papier en raison d’un incendie, d’une inondation ou d’un vol.
– Les documents numérisés peuvent être facilement distribués aux membres du personnel ou aux clients instantanément. La photocopie et l’envoi de documents papier sont beaucoup plus longs et coûteux à réaliser.